rejsepolitik & rejseregler i ab

AB Electric - at rejse er at leve

I AB har vi udarbejdet dette dokument for at give dig som medarbejder et overblik over de rejseregler og den rejsepolitik, der er i AB. 

Skulle du have nogle spørgsmål hertil, så kan du altid tage det op med din nærmeste leder eller KSS.

Rejsepolitik - generel info

Der er stor forskel på, om du rejser indenlands, i EU eller har oversøiske rejser. Jo længere en rejse og jo længere opholdets varighed er, jo mere hensyn skal der tages i planlægningen – både fra lederens side samt fra medarbejderens side. Ved ansættelsen har leder og medarbejder, som udgangspunkt forventningsafstemt og aftalt, hvilke forpligtelser der ligger i forhold til rejsedage. Det er et delt ansvar, at leder og medarbejder hjælper hinanden med at få planlagt en rejse, så den enkelte medarbejder finder det rimeligt.

Reglen betyder, at man skal have 11 sammenhængende hviletimer pr. døgn. Reglen skal selvfølgelig overholdes, også når man rejser, i det omfang det er muligt. Derfor skal der i planlægning af både indenlands- og udenlandsrejser sigtes efter en rejseplan, der er forsvarlig. Hvis 11 timers reglen brydes, skal nærmeste leder underrettes.

Lederen sørger for at notere i den elektroniske sikkerhedsmappe af hensyn til forsikringen.

Der må max. arbejdes 70 timer pr. uge hos kunden.

Ved rejser af fx mere end 20 timers varighed, kan det give mening at få kunden til at arrangere afhentning i lufthavnen.

En rejse defineres som en arbejdsdag, hvor overnatning er påkrævet på grund af afstand til hjemmet og/eller arbejdsdagens længde.
Overnatning må påregnes, når afstanden til hjemmet overstiger en transporttid på mere end 2 time, og arbejdsdagen hos kunden er på mindst 10 timer.

Rejseaktivitet aftales med nærmeste leder, og afhænger af opgavens omfang.

Sådan booker du din rejse

> Gyldigt pas

> Blåt sygesikringskort

> Dokumentation for, at social sikring alene skal betales til DK – AB sørger for at søge for alle medarbejdere, der rejser. Ansøgninger sendes ind i september. Der skal ske fornyelse en gang årligt, Der kommer besked/dokumentation til medarbejderens e-boks. Skal du rejse for første gang, så henvend dig i god tid inden i administrationen.

Aflønning i forbindelse med rejser

Vores medarbejdere har forskellige kontrakter og dermed også forskellige aftaler for, hvordan man bliver aflønnet i forbindelse med rejser. Så selvom nogle forhold varierer, så vil den samlede pakke afspejle en fair aflønning.

Ved salgsbesøg (timer som ikke kan faktureres til kunden), afregnes alle timer til normal timesats, uden tillæg. Ved rejseaktivitet afregnes hotel, kost o.l. ”på regning”.

Personlig og faglig udvikling må være med udgangspunkt i personlig motivation, og derfor afregnes alle timer til normal timesats, uden tillæg. For alle kursus- og uddannelsesdage udbetales kun normal dagløn.

Det samme gør sig gældende ved evt. rejsedage. Ved rejseaktivitet afregnes hotel, kost o.l. ”på regning”.

Ved besøg på messer og hos leverandører (produktpræsentationer mv.) udbetales kun normal dagløn. Alle timer afregnes til normal timesats, uden tillæg. Det samme gør sig gældende ved evt. rejsedage. Ved rejseaktivitet afregnes hotel, kost o.l. ”på regning”.

Ved normal ud- og hjemrejse betaler AB Electric transportudgifter og rejsetid. Rejsetiden afregnes med normalløn og er ikke omfattet af overtidsbetaling. Starttidspunktet for rejsetiden angives i feltet på rejseafregningen (bilag 8). Og rejsetiden registreres på eget varenummer i LEMU.

Der gives et rejsetillæg på 15 kr. pr. time for alle timer hos kunden. 

Rejsetid honoreres indtil en time efter afgang samt fra ankomst på destination (havn eller station). Ved overnatning på tog/skib, skal der stilles overnatningsfaciliteter til rådighed for medarbejderen.

Diætbetaling følger de gældende regler. Diæter udbetales for projekt- og regningsarbejder, men ikke for kursus og salgsaktiviteter (se afsnittet ”Sådan bliver du aflønnet i forbindelse med rejser”

Dokumentation og servicerapporter skal skrives på daglig basis og afleveres til nærmeste leder senest samtidig med rejseafregningen. 

Hvis kunden forlanger, at udrejse skal ske i en weekend, betales overtid iht. gældende ansættelseskontrakter.

Hjemrejse

Rejseafregning

Medarbejdere med rejseaktivitet kan få udleveret et firmakort fra MasterCard til betaling af alle AB omkostninger i forbindelse med rejser i ind- og udland. Dette kort må ikke benyttes til betaling af private køb. 

Der er firmahæftelse på dette kort, og der skal altid afleveres dokumentation for køb på kortet. Køb, som ikke kan dokumenteres, betragtes som privat køb, medmindre det er aftalt med nærmeste leder. Evt. køb af materialer eller andet ordrerelateret udstyr aftales forinden med nærmeste leder. Det er som hovedregel ikke tilladt at hæve kontanter på firmakortet. Dog er det tilladt at hæve forskud på evt. diæter i gang om ugen (se afsnittet ”Diætberegning i ind-og udland”) – alle betalinger skal så vidt muligt foretages med kort.

Aflevering af rejseafregning

Diætberegning i ind- og udland

Kørsel i egen bil

Erhvervsmæssig kørsel afregnes efter statens takster og kun efter aftale med nærmeste leder. (Så vidt muligt anvendes AB’s egne biler). 

Afregning af kørsel – brug den elektroniske afregning

Når du bruger vores elektroniske kilometerregnskabs-skabelon, udregner den selv beløbene. Find den seneste udgave på:  

T:\AB Skabeloner\Kilometerregnskab\AB Electric Kilometerregnskab 

Udfyld fanebladet med stamoplysninger, og gem filen i din egen mappe. Der er et faneblad til hver uge, og alle datoer er lagt ind for kalenderåret.  

Der kommer en ny udgave hvert år, som skal bruges. 

HUSK: Det skal være egen bil, dvs. en bil, som er indregistreret til en selv, ens ægtefæller eller evt. ens samlever. SKAT godkender ikke anvendelse af andre biler. 

Dato for kørslen skal angives. 

Rejsemål og delmål skal angives med geografiske stedangivelser så detaljeret, at det gør dem entydige. 

Formål skal være arbejdsrelevant og angives mere præcist end fx ”arbejde”. 

Antallet af km beregnes til og fra AB Electric A/S, medmindre der er kortere hjemmefra, så bruges den strækning. Aflæsning af km-tæller vil derfor ikke stemme helt overens, men der kan korrigeres herfor i fradragskolonnen.

Hvis der køres til- og fra lufthavn i forbindelse med rejser til kunder, hvor taxa og parkering spares, regnes afstanden fra/til hjemmeadressen.

Praktiske forhold aftalt med kunden inden ankomst og aftalt internt i AB

Komfort under transport – lige dét ekstra for at gøre rejsen behagelig

I AB vil vi på sigt skaffe rejsebiler med bl.a. fartpilot.

Medarbejdere der rejser jævnligt (8 tur/retur rejser pr. år), tilbydes et Priority Pass, som sikrer Lounge adgang til mere end 1200 Lounges rundt om i verden. Kortet er personligt.
Adgang til Lounge betales med det udleverede mastercard. AB Electric afholder derved omkostningerne, mod fremvisning af kvittering.

Ved servering af alkohol i Loungen, henvises til AB Electric’s alkoholpolitik, da rejsetid til og fra kunder og arbejdssteder, stadig er at betragte som arbejdstid.

Udarbejdelse af rapporter foretages mens man venter. (Husk at registrere/fradrage loungeadgang til bespisning i diætberegning).